一、背景介绍
档案室是是集中存放档案、管理档案的基地，是社会各方面利用、保管信息
资源中心。确保档案储存的完善、完整和安全，是各级领导和全体工作员工的共
同任务。
云计算、物联网及相关科技的演进逐渐加强着智慧城市的成熟，智慧城市的发
展以其独有的活力为我们展示一个智能化、科技化的城市。技术的变革催生了智
慧的进步，智慧城市将会给当前的档案管理演进增添新的举措和深远影响，转型
发展中的档案管理开始走向智慧化管理。
二、核心价值
RFID智能档案管理系统，通过采用物联网的先进科技与观念，规划与营造一
张低功耗的物联传输的骨干网，规划与建设物联网的大数据、云计算及预测系统，
以变革的方式推动物联网时代下的档案安全管理工作。通过RFID电子标签，实
现档案实体的电子化标识。利用RFID技术的特点，实现档案从产生、归档和利
用的全生命周期管理，确保档案安全。
建设基于RFID技术的档案智能管理平台，在实际运行中的意见包括：
1、档案创建时就粘贴一张RFID电子标签，实体的电子化标识；
2、档案归档自动提示，确保档案在要求年限内移送档案管理机构归档；
3、实现档案出入库的即时检测，避免档案利用时多拿、错拿等问题；
4、实现档案从建立、归档、利用的全流程追溯、可视化管理；
5、借助RFID智能盘点车，实现档案快速盘点、定位与查找。
三、系统组成
图系统工作原理图
图系统总体架构
四、系统功能
RFID智能档案管理系统软件平台能分为5个小系统，各子系统通过搭配专业的
RFID硬件设施运行。系统包含：
标签转换平台：实现实物档案与RFID档案标签关联；
馆员工作站系统：实现档案的阅览、归还、查询等功能；
安全检测平台：实现档案的自动出入库、档案安全检测等功能；
盘点系统：实现档案的上架、顺架、盘点、查询等功能；
可视化系统：实现档案状态、设备状况的可视化监控。
4.1标签转换系统
标签转换平台运行在RFID馆员工作站设备上（或称“档案加工设备”），实
现档案标签的初始化等工作。系统包含档案标签与层架标签的登录、更换、注销
等功能声光查找标签，同时支持档案的查询统计、导入导出等功能。
4.2馆员工作站系统
馆员工作站系统运行在RFID馆员工作站设备上（或称“档案交接仪”），实
现档案的档案的归档（或接收）、调档申请、借阅、归还、续借等，同时也包括对
档案读者的管理，以及档案的查询统计、借阅查询与统计等功能。
4.3安全检测系统
安全检测平台配合RFID安全门禁设备使用，软件平台可以运行在RFID安全
门禁的内置显示屏上，也可以借助网络联结至一台PC机上运行。
安全检测平台工具档案出入的即时观测、进出人数的统计、库房温湿度的检测，
以以告警日志的查询用途。当档案已申请合法手续时，系统将手动声光报警，并
记录报警信息。
4.4智能盘点系统
智能盘点系统运行在RFID智能盘车上，实现档案的顺架、盘点、倒架、查找
等工作。在RFID智能档案管理系统中，档案位置管理的最小单位为密集架的一
层（或一格），每一层上粘贴一个RFID层架标签，系统为每一层进行排序编码声光查找标签，
RFID层架标签上打印该编码内容，以便于工作职员查看。当档案放到密集架的某
一层时，需要将RFID档案标签与RFID层架标签的关联。系统在顺架、盘点、倒
架等工作时，需要借助仪器自带的RFID手持天线读取RFID层架标签与RFID档
案标签，再推动相应的业务处理。
使用RFID手持天线扫描RFID档案标签时，馆员不需要将档案移出或开启，只
需要将手持天线靠近档案实物，即可完成标签数据的写入。一层60份档案的扫
描可以5秒内完成，读取过程迅速、准确。
同时，系统应与密集架系统联动，实现密集架的手动开启、关闭、通风等功能，
方便馆员工作。
系统一般借助WIFI无线网路直接与RFID数据库服务器通讯。但当无线网络无
法全覆盖时，可使用我司专门研发的“离线工作”模式，即馆员在库房中使用RFID
智能盘点车时，不借助网路与RFID数据库服务器通讯，在工作完成后，只应该
在设备的TCP/IP接口插入网线，系统自动判断网络状况，并自动上传数据。同
时，当RFID数据库数据有升级（如新加工的档案、档案状态有变更等），也将自
动下载新数据。
4.5RFID档案查询系统
RFID智能档案管理系统提供通过web浏览器进行档案的查询。检索关键字包
括案卷号、归档号、题名等信息。
4.6可视化监控系统
可视化监控系统调试在档案馆的监控室内，在LED大屏上实时展示，以方便馆
员实时了解档案状态、库房状态，以及设施运行状况。
五、软件平台
图档案标签注册
图借阅
六、场景展示
七、硬件产品
档案专用标签
层架标签
馆员工作站一体机
档案智能安全门禁
手持操作设备
智能盘点车
